Jak przygotować plan awaryjny na wesele w plenerze przy deszczu?

Dlaczego plan awaryjny na wesele w plenerze jest potrzebny?

Bo zmienna pogoda może zakłócić harmonogram, komfort gości i pracę dostawców.
Plan B zmniejsza stres, chroni scenariusz dnia i budżet. Daje jasne role i kroki na wypadek deszczu. Ustalone z wyprzedzeniem decyzje, jak przeniesienie ceremonii pod zadaszenie czy start ogrzewania, pozwalają działać szybko. Dzięki temu muzyka nie milknie, jedzenie nie stygnie, a goście wiedzą, gdzie iść.

Jak ocenić miejsce pod kątem zabezpieczeń przeciwdeszczowych?

Sprawdź, czy teren i infrastruktura pozwolą bezpiecznie i szybko przenieść przyjęcie pod dach.
Wizytę w obiekcie zaplanuj z listą kontrolną. Obejrzyj teren po deszczu lub zapytaj o drenaż. Zwróć uwagę, czy jest gdzie postawić namiot i jak go zakotwić. Ustal możliwe trasy dla gości i dostaw. Sprawdź dostęp do prądu oraz miejsce na toalety i zaplecze.

• Ukształtowanie terenu, odpływ wody i twarde podłoże pod namiot, parkiet i catering
• Opcje zadaszenia na miejscu, bliskość budynku lub wiaty
• Bezpieczne punkty zasilania z zabezpieczeniami różnicowoprądowymi
• Dojazd techniczny i miejsce rozładunku w deszczu
• Oświetlone, utwardzone ścieżki i możliwość rozłożenia mat
• Dostęp do toalet stacjonarnych lub miejsca na kontenery sanitarne

Jak zaplanować namioty i zadaszenia, by szybko przenieść przyjęcie?

Zamów zadaszenie z zapasem powierzchni, podłogą, ściankami i rynnami, gotowe do szybkiego domknięcia.
Ustal układ stołów, parkietu i sceny już w planie B. Wybierz namioty z łączonymi rynnami i ściankami bocznymi. Zaplanuj podłogę antypoślizgową i maty na ciągach pieszych. Dla cateringu przewidź zadaszone zaplecze i dostawy pod dachem. Rozpisz czasy montażu i osoby odpowiedzialne.

• Zapas metrów pod gości, parkiet, strefę DJ i bufety
• Podłoga modułowa oraz strefy suchego przejścia między budynkiem a namiotem
• Ścianki boczne rolowane, przezroczyste okna, moskitiery latem
• Rynny między modułami, odprowadzenie wody i obciążniki do kotwienia
• Ogrzewnice lub nagrzewnice powietrza oraz dyskretna wentylacja przeciw skraplaniu
• Zadaszona altana lub mniejszy namiot na ceremonię plenerową

Jak przygotować komunikację z gośćmi przy nagłej zmianie planu?

Miej gotowy krótki komunikat, kanał wysyłki i czytelne oznaczenia na miejscu.
Zapowiedz plan B już w zaproszeniu lub na stronie wydarzenia. Daj wskazówkę o obuwiu na trawę i lekkiej okryciu. Dzień przed ślubem wyślij wiadomość z ewentualną zmianą. Na miejscu ustaw strzałki, tablice i osoby kierujące ruchem. Mistrz ceremonii lub prowadzący niech ogłasza zmiany z wyprzedzeniem.

• Szablon SMS lub wiadomości w komunikatorze z mapką wejścia pod dach
• Tablice „wejście”, „toalety”, „szatnia”, „strefa dla dzieci”
• Kosze z parasolami, pelerynami i kocami przy wejściu
• Szybkie informacje na ekranie lub tablicy przy recepcji

Jak skoordynować dostawców i usługi techniczne na wypadek deszczu?

Uzgodnij plan B w umowach, progi decyzyjne, harmonogram i osobę dowodzącą.
Każdy dostawca powinien znać alternatywne miejsce pracy pod dachem. Ustal, co dzieje się z nagłośnieniem, światłem i cateringiem w razie opadów. Przygotuj listę kontaktów i jedną osobę do decyzji. Zapisz godziny gotowości. Zarezerwuj zapasowe źródło prądu i osłony techniczne.

• Klauzule o przeniesieniu do namiotu i ochronie sprzętu
• Call sheet z rolami, kontaktami i scenariuszem deszczowym
• Osłony na kable, gumowe najazdy i podesty pod urządzenia
• Zapasowy agregat i rozdzielnie w suchym miejscu
• Wcześniejsze czasy przyjazdu ekip przy prognozie opadów
• Plan ewakuacji i oświetlenie awaryjne w zadaszonych strefach

Jak zabezpieczyć dekoracje, sprzęt i oprawę muzyczną przed wilgocią?

Stosuj odporne materiały, osłony przeciwdeszczowe i wyniesienie sprzętu ponad podłoże.
Wybieraj druk na materiałach wodoodpornych. Kwiaty trzymaj w pojemnikach, unikaj papieru. Świece umieszczaj w lampionach. Girlandy i oświetlenie niskonapięciowe są bezpieczniejsze na zewnątrz. Sprzęt muzyczny i zasilacze trzymaj na podestach. Kable mocuj i osłaniaj.

• Pokrowce przeciwdeszczowe na mikser, instrumenty i fotobudkę
• Listwy i wtyczki w skrzynkach odpornych na wilgoć, ponad ziemią
• Parkiet modułowy, łatwy do osuszenia, z taśmami antypoślizgowymi
• Neony i dekoracje świetlne pod zadaszeniem, z zapasem zasilania
• Magazyn „suchy” na zapasowe dekoracje i tekstylia
• Oznaczone strefy zakazu dla gości wokół instalacji technicznych

Jak zadbać o komfort gości: toalety, parking i noclegi przy zmianie?

Zapewnij zadaszone toalety, utwardzone dojścia, wsparcie na parkingu i jasne informacje o noclegach.
Toalety powinny być blisko, pod dachem i dobrze oświetlone. Warto dodać maty, środki do dezynfekcji i serwis porządkowy. Przy wejściu zorganizuj szatnię i strefę suszenia. Na parkingu przewidź wsparcie osób kierujących ruchem. Przy noclegach poinformuj o godzinach i transporcie.

• Parasole, peleryny, koce i ciepłe napoje w wydzielonej strefie
• Nagrzewnice w namiocie oraz wietrzenie między setami muzycznymi
• Maty i kładki na błotnistych odcinkach
• Stewardzi na parkingu, wyznaczone miejsca i droga odwrotu
• Zarezerwowana pula pokoi, elastyczne zameldowanie i ręczniki na zmianę
• Informacja o transporcie dla gości bez auta

Czy przetestowanie planu awaryjnego przed weselem jest konieczne?

Tak, próbny „deszczowy” scenariusz pokazuje luki i skraca czas reakcji.
Krótka próba z koordynatorem tydzień przed ślubem wystarczy. Przećwiczcie domknięcie ścian namiotu, włączenie ogrzewania, przejście gości i ogłoszenie zmiany. Sprawdźcie zasilanie i łączność. Zliczcie czasy. Spiszcie wnioski i poprawcie plan. W dniu ślubu zróbcie poranną odprawę ekip.