Jak zatrudnić Ukraińca na umowę zlecenie w jednoosobowej działalności, żeby legalnie rozliczyć ZUS i podatki?

Jak zatrudnić ukraińca na umowę zlecenie krok po kroku?

Najpierw sprawdź legalność pobytu i prawa do pracy, potem podpisz umowę, zgłoś zleceniobiorcę do ZUS, a w razie potrzeby powiadom urząd pracy i rozlicz podatek.

Coraz więcej jednoosobowych firm współpracuje z obywatelami Ukrainy. Umowa zlecenie jest elastyczna i prosta w rozliczeniach. Kluczem jest zgodność z przepisami od pierwszego dnia. W tym poradniku znajdziesz praktyczne kroki, które pozwolą legalnie zatrudnić zleceniobiorcę, poprawnie zgłosić go do ZUS oraz rozliczyć podatek w 2025 roku. Dowiesz się też, kiedy wysłać powiadomienie do urzędu pracy i czy PESEL faktycznie przyspiesza formalności.

Jak sprawdzić legalność pobytu i tytuł do pracy ukraińca?

Zweryfikuj dokumenty pobytowe i to, czy dają prawo do pracy w Polsce.

Na starcie poproś o dokument tożsamości oraz podstawę legalnego pobytu. W 2025 roku wiele osób z Ukrainy korzysta z ochrony czasowej. Uprawnia ona do pobytu i pracy bez zezwolenia, pod warunkiem spełnienia wymogów. Jeśli kandydat ma inny tytuł pobytowy, sprawdź, czy dopuszcza pracę oraz czy wymaga dodatkowego zezwolenia. Zwróć uwagę na daty ważności i ciągłość pobytu. Sprawdź także, czy osoba nie przebywała dłużej poza Polską, co może wpływać na status. Gdy coś budzi wątpliwości, poproś o dodatkowe potwierdzenia albo skonsultuj przypadek z doradcą.

Jakie dokumenty potwierdzają prawo do pracy obywatela Ukrainy?

W praktyce prawo do pracy potwierdzają m.in. te dokumenty i statusy.

• Paszport oraz potwierdzenie legalnego wjazdu albo pobytu.
• PESEL ze statusem UKR albo elektroniczny dokument Diia.pl powiązany z ochroną czasową.
• Karta pobytu z adnotacją o dostępie do rynku pracy.
• Decyzja o pobycie czasowym i pracy, pobycie stałym lub pobycie rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej.
• Wiza krajowa z prawem do pracy, jeżeli dotyczy.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy zarejestrowane w powiatowym urzędzie pracy, gdy jest używane jako podstawa zatrudnienia.
• Karta Polaka wraz z legalnym tytułem pobytowym.

Zleceniobiorca powinien okazać dokumenty do wglądu. Zrób kopie do akt i trzymaj je przez wymagany okres.

Kiedy i jak zgłosić zatrudnienie do powiatowego urzędu pracy?

Zgłoszenie przez portal urzędu pracy składa się co do zasady w ciągu 14 dni od rozpoczęcia pracy, jeśli cudzoziemiec korzysta ze specjalnych zasad dotyczących obywateli Ukrainy.

Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy składa się elektronicznie w zakładce Zatrudnienie cudzoziemców. Dotyczy to osób objętych ochroną czasową oraz tych, które przyjechały po 24 lutego 2022 roku i spełniają warunki ustawy. Jeśli cudzoziemiec ma kartę pobytu z dostępem do rynku pracy albo pobyt stały, powiadomienie zwykle nie jest wymagane. Gdy zatrudniasz na podstawie zarejestrowanego oświadczenia o powierzeniu pracy, pamiętaj o poinformowaniu urzędu pracy o fakcie rozpoczęcia zlecenia w terminie wskazanym w przepisach.

Jak prawidłowo zgłosić zleceniobiorcę do ZUS i ubezpieczeń?

Zgłoszenia dokonujesz w ciągu 7 dni od rozpoczęcia wykonywania umowy.

• Zbierz dane do ZUS: imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo, adres, numer dokumentu, ewentualnie PESEL.
• Wypełnij zgłoszenie ZUS ZUA, jeśli zlecenie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Gdy podlega tylko zdrowotnemu, złóż ZUS ZZA.
• Pamiętaj, że przy umowie zleceniu co do zasady obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalne, rentowe i wypadkowe. Chorobowe jest dobrowolne na wniosek zleceniobiorcy.
• Studenci do 26 roku życia, wykonujący zlecenie, zwykle nie podlegają ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu.
• Składaj miesięczne raporty i opłacaj składki w ustawowych terminach.

Jeśli zleceniobiorca przedstawi ważny dokument A1 z innego kraju, stosuje się przepisy tego kraju, a nie polskie.

Jak rozliczać podatki od umowy zlecenie dla cudzoziemca?

Ustal rezydencję podatkową i wybierz właściwy sposób poboru zaliczek lub podatku zryczałtowanego.

• Rezydent podatkowy w Polsce. Pobierasz zaliczki według skali, stosujesz koszty uzyskania przychodu właściwe dla umowy zlecenia. Na koniec roku wystawiasz informację roczną dla zleceniobiorcy i deklarację dla urzędu skarbowego.
• Nieresydent. Co do zasady pobierasz podatek zryczałtowany od działalności wykonywanej osobiście albo zaliczkę według skali, zależnie od przepisów i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Sporządzasz informację IFT oraz właściwą deklarację roczną płatnika.
• Zbierz od zleceniobiorcy oświadczenia do celów podatkowych, w tym o rezydencji, kosztach uzyskania i ewentualnym stosowaniu kwoty zmniejszającej.
• Ulga dla młodych może mieć zastosowanie także do cudzoziemców spełniających warunki. Wymaga oświadczenia.

Gdy usługi są wykonywane poza Polską albo częściowo w Polsce, sprawdź, gdzie powstaje obowiązek podatkowy według umowy międzynarodowej.

Czy nadanie PESEL przyspiesza rozliczenia i płatności?

PESEL nie jest obowiązkowy do zawarcia umowy, ale bardzo ułatwia formalności.

Z numerem PESEL szybciej założysz profil w systemach elektronicznych i zgłosisz zleceniobiorcę do ZUS. Ułatwia też dostęp do świadczeń i obsługę e-zwolnień. W powiadomieniu do urzędu pracy numer PESEL przyspiesza identyfikację. Brak PESEL nie blokuje zatrudnienia. W takim przypadku używasz danych z paszportu lub innego dokumentu.

Jak ustalić wynagrodzenie zgodne z obowiązującymi stawkami?

Stosuj co najmniej minimalną stawkę godzinową dla umów zlecenia w 2025 roku i ewidencjonuj godziny.

Umowa zlecenie musi zawierać jasno określoną stawkę godzinową. Prowadź ewidencję liczby godzin wykonania zlecenia i wypłacaj wynagrodzenie co najmniej raz w miesiącu. Ustal wynagrodzenie brutto, a w umowie opisz rozliczanie kosztów narzędzi, odzieży czy dojazdów, jeśli występują. Unikaj wynagrodzenia ryczałtowego bez rozpisania godzin. Sprawdzaj aktualne stawki ogłaszane na dany rok.

Jak uniknąć najczęstszych błędów przy zatrudnianiu ukraińca?

Kilka prostych zasad ogranicza ryzyko i koszty.

• Brak weryfikacji prawa do pobytu i pracy. Zawsze sprawdzaj dokumenty i ich ważność.
• Spóźnione powiadomienie urzędu pracy. Pilnuj terminu, zwykle 14 dni od rozpoczęcia pracy.
• Nieprawidłowe zgłoszenie do ZUS. Dobierz właściwy formularz i kody, sprawdź status studenta.
• Brak pisemnej umowy i ewidencji godzin. To podstawa legalnego rozliczenia stawek minimalnych.
• Złe rozpoznanie rezydencji podatkowej. Zbieraj oświadczenia i certyfikaty rezydencji, gdy to potrzebne.
• Pomylenie trybów: powiadomienie a oświadczenie. Powiadomienie dotyczy głównie osób objętych ochroną czasową. Oświadczenie stosuje się, gdy rekrutujesz na podstawie uproszczonej procedury i często gdy kandydat potrzebuje wizy.
• Brak informacji o zmianach warunków. Zmianę stanowiska, stawki, wymiaru czy miejsca pracy odzwierciedl w dokumentach i, jeśli wymagane, zgłoś do urzędu.

Od czego zacząć dziś, by zatrudnienie było legalne?

Przygotuj checklistę: dokumenty pobytowe i prawo do pracy, wzór umowy, dane do ZUS, wzory oświadczeń podatkowych oraz konto w systemach urzędowych.

Zacznij od bezpiecznej weryfikacji statusu pobytowego i formy legalizacji pracy, która pasuje do sytuacji kandydata. Dla osób w Polsce na ochronie czasowej wystarczy powiadomienie urzędu pracy po starcie. Gdy kandydat jest za granicą, rozważ oświadczenie o powierzeniu pracy jako ścieżkę wizową. Następnie przygotuj umowę zlecenie z jasną stawką godzinową i zasadami rozliczeń. Zgłoś zleceniobiorcę do ZUS i pobieraj zaliczki na podatek zgodnie z ustalonym statusem podatkowym. Drobne kroki wykonane od razu ułatwiają późniejsze kontrole i płynne rozliczenia.

Skonsultuj swój przypadek z doradcą ds. legalizacji pracy i podatków, przygotuj dokumenty i rozpocznij legalne zatrudnienie jeszcze dziś.